【現役人事が教える】履歴書をメールで送る場合の注意点を例文付きでご紹介

就活のマナーが知りたい
スポンサーリンク
就活生
就活生

志望企業から”履歴書をメールに添付して送ってください”と言われています。

履歴書をメールで送る際の注意点を教えていただきたいです。

ハル
ハル

応募書類をメールで送るケース、実は結構多いですよ。採用担当者側から見て印象の良いメールの書き方をお伝えしますね。

就活をしている中で、採用担当者の方とメールでやりとりをすることがあると思います。
今回は、採用担当者にメールで履歴書を送る場合の印象の良い例と、よくない例をご紹介します。

志望企業の担当者とメールでやりとりすることがあれば、参考にしてみてくださいね。

スポンサーリンク

履歴書をメールで送る場合の例文をご紹介

件名:履歴書送付の件・〇〇大学 春元ハル
本文:
株式会社〇〇
採用担当 △△様

お世話になっております。

小さなIT企業大学の春元です。

会社説明会にてご依頼いただいた
履歴書をお送りいたします。

お忙しいところ恐れ入れますが、
どうぞよろしくお願いいたします。
—————————————————-
小さなIT企業大学 採用学部 採用学科4年
春元ハル

〒000-0000
住所:東京都○○区1-2-3 〇〇アパート101
TEL:090-0000-0000
E-mail: h.harumoto@example.com
—————————————————–

履歴書をメールで送る場合のポイント

分かりやすい件名を心がけよう

採用担当者に関わらず、会社で働いている人はたくさんのメールのやり取りをしています。
そのため、件名でメールの内容を判断し、重要なメールを優先的に開封する人も中にはいます。

件名だけでメールの内容が判断できればベストです。
“履歴書”という単語や、大学名などが記載されていると、就活生が履歴書を送ってくれたんだな、というのが一発で分かりますよ。

メール本文に大学名と名前を入れよう

採用担当者はたくさんの就活生とメールでやり取りをしています。
大学名や名前が記載されていないと、どこの誰から送られてきたメールなのかを判断することができません。

メール本文には必ず大学名と名前を記載してください

<分かりやすいケース>

就活生<br>(佐藤さん)
就活生
(佐藤さん)

お世話になっております。就活大学の佐藤です。履歴書を送りますのでご確認よろしくお願いします。

ハル
ハル

就活大学の佐藤さん。この前の説明会で積極的に質問してくれた方だ。

<避けた方が良いケース>

???
???

履歴書を送ります。

ハル
ハル

どこの誰だかわからないよ…。新卒?中途?

メールの本文が”履歴書を送ります”だけの場合、受信側からはどこの誰が送ってくれた履歴書なのかが分かりません。

メールマナーの良し悪しも就活においては比較対象になってしまいます。
メールのやりとりでも、相手の目線に立って考えられるよう、気をつけてください。

スマートフォンのメッセージアプリを使用して連絡のやりとりをする場合は特に注意してください!

送信側はチャット形式で送受信ができるため、前後の流れや誰とのやりとりなのかが一目で理解できますが、受信側はPC上で1つ単位のメールとして受信しています。
チャット感覚で連絡をする場合、どうしても「大学名」や「名前」の入力を省いてしまいがちになりますので、メッセージアプリを使って連絡をする場合は特に気をつけてくださいね。

署名を入れよう

企業から送られてくるメールの文末に、会社名や部署名、送信者のお名前や電話番号等が記載されている文章をご覧になったことはありますか?

メール送信者の企業名や部署名、電話番号などの情報をまとめたものを、署名と言います。

ハル
ハル

署名に電話番号の情報が記載されていると、電話をかけるときのやりとりがスムーズなんです。

就活生に電話をかける必要性が出てきた場合に、メールの末尾に署名が記載されていると、電話のやりとりがスムーズになるんですね。

署名を記載することは、社会人としても大切なビジネスマナーの一つなので、就活生の頃から慣れておきましょう。

ちなみに、就活生が署名に入れた方が良い項目は下記5つです。

・大学名・学部
・名前
・電話番号
・住所
・メールアドレス

ハル
ハル

署名は1回1回入力せずに、自動で入力させることができますよ。
“Gmail 署名”等のワードで検索をかければ、署名の設定方法が出てくるので、お使いのメーラーの署名の設定方法を調べてみてくださいね。

実際に送られてきて困ったメールをご紹介

続いて、実際に私が就活生から送られてきて困ったメールをご紹介します。

件名:
本文:
お願いされていた履歴書を送ります。

あなたが企業の企業の採用担当者だった場合、上記のメールを就活生から送られてきたらどのように感じるでしょうか?

確かに履歴書をダウンロードすればどこの誰が送ってくれたのかは分かりますが、メールを見た時の第一印象はよくありません。
企業側も、最低限のマナーができる人材を採用したいのが本音なので、相手に失礼がないよう、気をつけてください。

履歴書をメールで送る場合のNGポイント

件名がない

実は、件名がないメールはマナー違反にあたります。
件名が書かれていないことにより、迷惑メールと判断されることも。

気をつけていただきたいのが、上記でも書かせていただきましたがスマートフォンのメッセージアプリを使用する場合

チャット形式で文章を送る際に、どうしても件名を省きがちになってしまいますので、必ず件名を記入するよう心がけてください

本文に大学名と名前が書かれていない

意外とありがちなのが、本文に大学名や名前が書かれていないケース。

採用担当の方は新卒だけでなく、中途採用も担当していることが多いです。
そのため、どこの誰から送られてきたメールなのかがわからず、困ってしまうことも。

メールの本文には必ず、大学名とお名前を記載するように心がけてください!

まとめ

今回は、採用担当者にメールを送る際のポイントについてお伝えいたしました。
これから就職活動をしていく中で、履歴書やエントリーシートをメールで送るケースが出てくると思います。
その時にはぜひ、今回の内容を参考にしてくださいね。

皆様の就活がうまくいきますよう、願っています!

タイトルとURLをコピーしました